Que vous sollicitiez une agence ou que vous mettiez seul tout en œuvre, sachez qu’organiser un séminaire est une tâche particulièrement ardue. C’est pourquoi, aucun détail ne doit être négligé.
Les séminaires sont essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise et du service commercial. Ils permettent de faire un bilan de l’année, de faire réfléchir vos équipes et de créer un climat de travail convivial. Ils contribuent par ailleurs à la bonne image de l’entreprise auprès de vos collaborateurs. « Auparavant, les directions commerciales faisaient appel aux services des agences pour s’occuper de l’organisation de leur séminaire. Aujourd’hui, ces agences ont perdu le monopole car les responsables commerciaux traitent directement avec les établissements choisis », explique Eric Guillemin, directeur général du salon Réunir (salon professionnel des lieux de réunions et séminaires).
Vous qui devez mettre en place un séminaire, voici dix conseils pour réussir.
1) Ne pas s’y prendre à la dernière minute.
Il est important de prévoir l’événement au minimum deux mois à l’avance. « L’anticipation est la base de la réussite de votre séminaire, car plus on s’y prend tôt, plus on a le choix », indique Eric Guillemin. Ce temps vous permettra d’envisager chaque solution, de rechercher les prestataires…
2) Déterminer le public visé et l’objectif de la réunion.
Eric Guillemin recommande en effet « de bien qualifier le pourquoi du séminaire ». Notez aussi que certains lieux peuvent correspondre mieux que d’autres à la classe d’âge des participants ou au secteur d’activité de l’entreprise.
3) Choisir l’établissement en fonction du type de manifestation que l’on souhaite organiser.
Vous devez vous pencher sur la qualité de l’établissement et de son environnement. Sachez aussi qu’il préférable que le lieu soit à proximité d’une gare ou d’un aéroport. « 70% des séminaires sont organisés, dans la région Ile de France. La région Paca et la région Rhône- Alpes attirent elles aussi les responsables commerciaux ».
4) Définir un budget et le standing.
Posez-vous les bonnes questions : voulez-vous organiser un séminaire haut de gamme se déroulant dans un 4 étoiles ou une réunion classique dans un établissement abordable ?
5) Déterminer le nombre de participants.
Il s’agit des collaborateurs de l’entreprises ou des personnes externes comme des clients. Selon Eric Guillemin, « un séminaire compte en moyenne 30 personnes ».
6) Mettre l’accent sur la gastronomie !
Les commerciaux sont aussi des gourmets et des gourmands. Le choix de l’établissement va de paire avec les menus proposés par le lieu. « La convivialité autour de l ‘assiette » renforce la cohésion des équipes, souvenez-vous en !
7) Organiser des activités annexes.
N’hésitez pas à mettre en place des incentives ou des activités ludiques, afin de renforcer l’esprit d’ équipe de vos commerciaux. Pourquoi pas une chasse aux trésors ou une course de karting ! Pour un séminaire se déroulant sur une courte période, il est recommandé de choisir un établissement où toutes les infrastructures sont regroupées en un seul endroit. Ainsi vous gagnerez du temps et de l’argent.
8) Evaluer la durée du séminaire.
Prévoyez un hébergement pour les participants qui viennent de loin. Eric Guillemin note"qu’auparavant, les séminaires étaient plus longs mais comptaient moins de participants. Aujourd’hui, c’est l’inverse. Ils durent en moyenne, un jour et demi."
9) Bien choisir la date de votre manifestation.
Il est conseillé d’organiser un séminaire en moyenne ou en basse saison et d’éviter les dates d’évènements importants, les hôtels n’étant pas complets à cette période. Vous aurez également plus de latitude pour faire votre choix.
10) Déterminer les besoins.
Vous devez estimer vos besoins en salle, la disposition et les équipements spécifiques tels les vidéo projecteurs ou l’éclairage. Validez auprès de l’établissement si les équipements sont inclus ou pas dans le forfait.
Avec ces conseils, vous voilà fins prêts pour organiser votre prochain séminaire.
Elodie Moreau
