L’Institut Cohérences vient de lancer un espace virtuel dédié au management d’équipes à distance : le wanager. Cette solution d’un nouveau genre intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour assurer une plus grande proximité au sein des groupes de travail dispersés. Muni d’une connexion internet, d’un micro et d’une webcam, les managers peuvent travailler et communiquer avec leurs commerciaux même s’ils sont toujours par monts et par vaux.
Des difficultés pour organiser des réunions avec tous ses vendeurs, pour fixer des rendez-vous concordant avec les disponibilités de chacun, pour se tenir au courant de l’avancée des dossiers en temps réel... Les responsables commerciaux rencontrent souvent ce genre de soucis. Pour y remédier, ils peuvent aujourd’hui utiliser un nouvel outil en ligne, le wanager. Cette solution a été spécialement conçue afin de résoudre les problèmes de management à distance ou d’unité et d’organisation au sein d’une équipe de travail. « Proposée aux managers d’équipes géographiquement éclatées, l’espace virtuel se veut être un lieu de création de relations de proximité malgré l’éloignement », explique Gérard Borth, directeur commercial de l’Institut Cohérences. « Nous avons élaboré le wanager à partir d’une approche structurée de management d’équipes [1], afin de développer la cohésion et la performance collective, tout en préservant une dimension humaine ». Ce bureau "nouvelle génération" se compose de six salles de travail, ainsi que de salles de réunions ouvertes aux différents interlocuteurs d’un groupe (composé de dix à cinquante personnes, collaborateurs ou clients).
Un espace virtuel pour gérer et suivre en live les activités des commerciaux
Loin d’être trop technique, l’outil se veut au contraire fonctionnel. Une fois les codes d’accès validés, vous pouvez pénétrer dans l’entrée virtuelle du wanager et prendre connaissance de la présence des membres de votre équipe. Chacun d’eux possède un repère coloré indiquant si celui-ci est connecté ou non, s’il est sur le terrain, voire en vacances. C’est ici que vous choisissez de rejoindre l’une des six salles à votre disposition.
La salle de direction vous permet de stocker vos fichiers, d’organiser et de mettre à disposition votre planning, de communiquer vos analyses, réflexions, décisions... Vos commerciaux sont ainsi informés en temps réel et peuvent alors savoir si vous êtes disponible par exemple. La salle d’information, elle, donne la possibilité de suivre l’actualité des publications utiles à l’équipe et d’assurer une veille concurrentielle (magazines, sites qui concernent votre secteur...), d’accéder et de stocker des données, de diffuser un message concernant vos affaires (recherche d’un contact ou d’une info client) et de lire le journal de bord de l’équipe, si celui-ci est mis à jour par les commerciaux. Pour créer plus de cohésion entre les vendeurs, c’est dans la salle de planification qu’il faut se rendre : étapes, objectifs, alternatives, missions, tableaux de bord... Chaque commercial peut se situer plus concrètement dans le travail de l’équipe. Pots de bienvenue ou de départ, réussites d’une affaire ou encore anniversaires peuvent par ailleurs être organisés dans la salle d’animation. La salle de communication, quant à elle, est un espace d’échanges sur le développement de l’identité collective de l’entreprise (organigramme, logo, storyboard d’animation commerciale, maquette de catalogue). Enfin, la coordination des activités (répartition des missions, prise de rendez-vous communs...) s’organise dans la salle des opérations. Manager et commerciaux ont la possibilité d’y lister les opérations conduites, ainsi que les documents annexes utiles à tous les collaborateurs, tels que les contrats de vente et autres bons de commande.
Un outil qui favorise la proximité des équipes à distance
Le wanager se veut convivial et interactif :« Dans chaque salle, on trouve un téléphone permettant de télé-communiquer avec la personne de son choix en un clic, et une barre de dialogue pour saluer ses collègues et prendre contact instantanément », indique Gérard Borth. Un espace est d’ailleurs tout spécialement dédié à la communication entre les collaborateurs : celui de la télé-relation. Cette plate-forme permet à ses utilisateurs d’utiliser un arsenal de canaux de communication (emails, chat, vidéo, télé-conférence, SMS). « A tout moment, le manager et ses commerciaux peuvent échanger instantanément via le wanager », précise Gérard Borth. « A condition de se munir d’un poste informatique avec accès à internet haut débit. Pour ce qui est de l’appropriation du wanager, nous évaluons les modalités d’utilisation de l’entreprise, puis nous dispensons au groupe une formation pour les familiariser à l’usage de cet espace virtuel ». Le coût de la formation est compris dans celui de la prestation. Le wanager est disponible en location pour un tarif de 2 000 € HT par trimestre (avec un minimum de deux trimestres) auxquels s’ajoutent 15€ HT par mois et par personne. A vous d’estimer si l’investissement vaut le coût pour améliorer votre travail d’équipe...
Christelle Clain
Pour plus d’informations : http://virtuel.coherences.com
[1] baptisée Management Communautaire Avancé (MCA)
