Totalement différent des entretiens que vous avez régulièrement avec votre équipe commerciale, l’entretien annuel revêt un caractère plus formel et se révèle être un outil d’aide à la décision pour le management. Aussi, de par les enjeux qu’il représente, vous devez le conduire comme il se doit.
Ah, si le service des Ressources Humaines prenait en charge la réalisation des entretiens annuels… Cela permettrait en effet au manager que vous êtes, de se consacrer à des activités plus en phase avec ses compétences. Seulement, cette mission RH qui vous est confiée, est un mal pour un bien. L’entretien annuel est aussi important pour le collaborateur que pour l’entreprise. C’est un « temps fort » dans les relations entre managers et managés, parce qu’il permet aux premiers de faire le point sur la performance de chaque commercial, de prévoir et définir les augmentations individuelles, les besoins en recrutement, en formation, etc… Et il permet par ailleurs aux commerciaux d’exprimer leurs attentes professionnelles et les problèmes qu’ils peuvent rencontrer. Les enjeux étant importants, vous devez par conséquent ne pas le rater.
L’attitude à tenir
Lors de cet entretien, votre « comportemental » est déterminant. Vous devrez ranger votre casquette de chef « bon copain » (si vous l’avez habituellement) et rester le plus objectif possible. Il est important que vous adoptiez une attitude simple, chaleureuse, franche et directe. La mise en confiance est un élément déterminant pour la bonne marche de l’entretien. Tout comme l’est l’écoute. Vous ne devrez donc pas exprimer votre opinion personnelle sur les résultats et les comportements, auquel cas, le dialogue pourrait être rompu.
La discussion sera en revanche favorisée si les points de vue peuvent être exprimés librement et s’ils sont examinés et replacés dans le contexte de l’autre. De même qu’il convient d’éviter les critiques, pour ne pas blesser ou déstabiliser le commercial. Enfin, rappelons qu’il faut éviter de comparer ouvertement et nommément le collaborateur avec ses collègues, car vous risqueriez de créer des tensions inutiles au sein de l’équipe.
Présentation et bilan : les premières étapes
Pour être concluant, l’entretien doit avant tout être bien structuré. Parce qu’on est souvent un peu mal à l’aise lors de ce rendez-vous annuel, mieux vaut essayer de détendre l’atmosphère. Par conséquent, prenez le temps d’accueillir le commercial et commencez par présenter l’entretien. Expliquez-lui comment il va se dérouler, ce que vous allez lui dire et lui demander. Rappelez-lui les objectifs de ce face-à-face, ainsi que les objectifs fixés il y a 12 mois ou à son arrivée.
Laissez-lui ensuite la parole en lui proposant de dresser son propre bilan. Pour engager la conversation, vous pouvez lui poser une question ouverte et neutre du type : « En faisant une rétrospective de l’année écoulée, comment vous voyez-vous dans l’exercice de votre métier ? ». Puis, à votre tour, exposez-lui votre bilan, en constatant son degré de réussite et/ou son degré d’échecs, les efforts accomplis, l’environnement dans lequel il évolue (climat et relations avec ses collègues, l’entreprise d’une manière générale…). Si le commercial est en désaccord avec le vôtre, c’est probablement parce que vous l’avez mal managé durant l’année : manque de communication, définition trop imprécise des objectifs ou encore, stimulation insuffisante ? A vous, plus tard, d’en identifier la cause et de rectifier le tir pour ne plus commettre les mêmes erreurs.
Corriger ce qui ne va pas
Une fois le bilan effectué et reconnu par les deux parties, il faut trouver communément des solutions aux problèmes qui se sont éventuellement posés. En effet, l’entretien est aussi l’occasion d’examiner sur le fond, les difficultés ou les obstacles rencontrés. Pour ce faire, sollicitez votre commercial à faire des propositions en vue d’améliorer ses résultats ou de modifier son comportement. En le faisant participer de la sorte, vous le responsabilisez et lui montrez que vous lui faites confiance. Et la confiance, c’est important pour pouvoir le remotiver ! Mais après avoir tenu compte de ses suggestions, c’est à vous que revient la prise de décision finale.
Evoquer les perspectives
A cette étape, c’est au commercial que revient la parole et à vous d’être particulièrement attentif. Il doit évoquer ses souhaits pour les mois à venir, ce qu’il attend de vous, son manager, et ce qu’il attend de l’entreprise. Quelle évolution souhaite-t-il avoir ? Veut-il bénéficier de formations particulières ? Vous devrez ensuite valider ou non ses requêtes, mais vos décisions doivent être en accord avec la stratégie RH de l’entreprise.
La question de la rémunération sera également abordée à ce stade de l’entretien. Mais attention à ne prendre aucun engagement définitif ou à entrer dans une négociation. Les entretiens annuels, rappellons-le, permettent d’obtenir une cartographie des situations de chaque commercial pour établir ensuite un système adapté. Il ne faut donc pas vous avancer sur ce point. Faites seulement savoir au commercial évalué que vous avez bien pris sa demande en considération et que vous allez l’étudier avec soin.
Conclure
Cette dernière marche a pour but de fixer les objectifs, quantitatifs et qualitatifs, ainsi que les efforts attendus pour les mois à venir. Faites une synthèse de tout ce qui a été dit et vérifiez surtout que vous vous êtes bien compris. Annoncez au commercial qu’une confirmation écrite suivra dans les prochains jours, et bien sûr, remerciez-le. Une fois seul, rédigez votre compte-rendu car si vous le remettez à plus tard, vous risquez peut-être d’oublier des détails importants.
Avec toutes ces recommandations, gageons que l’entretien annuel ne soit plus pour vous qu’une formalité !
Qu’est-ce que vous trouvez le plus difficile dans un entretien d’évaluation ?
Une enquête réalisée par le Journal du Management en octobre 2006 montrait que les principales difficultés rencontrées par les managers lors de cet entretien étaient :
 pour 58 % des sondés, évoquer les points à améliorer sans démoraliser (car les évalués sortent souvent démotivés après l’entretien)
pour 36 %, arriver à créer un climat de confiance
pour 33 %, discuter d’évolution de carrière
Arrivent ensuite : parler de la rémunération, apprécier les réalisations de l’évalué, fixer des objectifs précis et enfin, ne pas rentrer dans une relation conflictuelle. |
Yasmina Haddou-Essom
