Le reporting est un outil indispensable dans le monde de la vente. Les équipes commerciales, qui le considèrent parfois comme une contrainte et un moyen de « flicage », ne lui font pourtant pas toujours bonne presse. Utilisé à bon escient, il permet néanmoins d’avoir une vue globale sur l’activité de l’entreprise et de faire progresser son chiffre d’affaires.
« Je travaillais auparavant dans une grande société où les outils de reporting n’étaient pas forcément très homogènes. Ils représentaient alors une perte de temps et n’étaient pas très efficaces. » Le constat de Brice Blazy est sévère, mais cette expérience ne l’a pas pour autant fâché avec le reporting. Aujourd’hui directeur commercial et marketing de BPO Services, une société qui externalise des services de comptabilité, il en a fait un des outils essentiels au bon fonctionnement de son équipe, formée de 4 responsables commerciaux.
Chaque semaine, chacun envoie son rapport d’activité par mail. « L’objectif est de faire le point sur 3 éléments principaux, explique Brice Blazy. Il s’agit de la base de prospects, de l’évolution du portefeuille d’affaires et du suivi client, tout cela à partir d’un planning de 15 jours. Cela permet d’avoir une vision claire de l’avenir, et de bien évoluer la progression de la société. »
Mail hebdomadaire et réunion mensuelle
Pour gagner en efficacité, Brice Blazy et ses collaborateurs essayent également de se réunir au moins une fois par mois : « Ces rendez-vous mensuels sont un moyen de discuter plus en profondeur des actions à mener, des leviers sur lesquels jouer pour faire grimper le chiffre d’affaires. Suivant la période, les réunions seront plus axées sur l’aspect prospection ou alors sur le suivi client. Le but est de rester constamment au contact du marché, afin de pouvoir proposer des actions bien ciblées. » Enfin, Brice Blazy pratique aussi un reporting plus informel, mais tout aussi important : « J’essaye de communiquer avec mes 4 responsables commerciaux au moins une fois par jour. C’est important pour anticiper les problèmes ou pour être toujours au fait des actions de la concurrence. »
Mais ce suivi demande du temps et est parfois vécu comme un moyen de « flicage » par les commerciaux. « Je ne crois pas que ce soit perçu de la sorte chez mes responsables commerciaux, indique Brice Blazy. Pour preuve, je n’ai pas à courir chaque semaine après le mail de reporting. Il est certain que si l’on considère la démarche comme de simples tableaux à remplir, sans s’investir un minimum, ce ne sera pas très efficace. En revanche, si l’on voit le reporting comme une aide qui permet de mieux structurer son action commerciale, c’est un excellent outil. »
Mesurer, analyser et faire progresser les performances de l’équipe
Côté « flicage », pas question de voir le reporting comme un bulletin de note que l’on présente à ses parents. En effet, il n’y a pas de volonté de surveiller le travail des commerciaux avec un œil menaçant, mais plutôt de les booster. « Cependant, si un collaborateur n’est pas au niveau, le reporting peut vite devenir un calvaire. Mais lorsque ses résultats sont vraiment éloignés de ceux de ses collègues, il est souvent plus sage de s’en séparer. »
Mesurer, analyser et faire progresser la performance des commerciaux, voilà comment l’on pourrait définir les objectifs d’un bon reporting. « Lorsque nous avons lancé BPO Services, nous avions un taux de réussite de 10 % lors de nos rendez-vous avec des prospects, se souvient Brice Blazy. Grâce à des outils tel que le reporting, nous sommes aujourd’hui au-delà des 50 %. »
Sébastien Hervier
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